Procesos internos
El trabajo del día repartido entre una libreta, dos Excel y un grupo de WhatsApp no es un problema de orden: es un problema de dinero. Se factura tarde, se compra dos veces y nadie sabe qué se prometió a quién. Ordenamos el circuito completo —presupuesto, trabajo, albarán, factura, cobro— en herramientas conectadas que tu equipo pueda usar sin cursillo.
Pedir diagnóstico gratuito
Cuando el stock del programa dejó de cuadrar, el equipo deja de mirarlo y vuelve a contar a mano. A partir de ahí el programa es un adorno caro.
Rehacemos el recuento una vez, atamos las entradas y las salidas a los documentos que ya emites y dejamos avisos de mínimos en las referencias que de verdad importan, que suelen ser veinte y no dos mil.
Ver cómo se ordena el almacén
En comercio y hostelería el agujero típico está entre lo que se cobra en el TPV y lo que llega a la facturación. Se arregla una vez y deja de comerse una mañana al mes.
Conectamos el punto de venta con el programa de facturación, cuadramos las formas de cobro y dejamos el cierre de caja en un botón con un resumen que puedes leer de un vistazo.
Se manda por WhatsApp, se aprueba por teléfono y nadie sabe qué versión se firmó al final.
El trabajo se hace el martes, el papel aparece el viernes y se factura tres semanas tarde.
Una en el programa del almacén y otra en el de facturas, con el error garantizado.
Las mermas y las devoluciones no se apuntan, así que el inventario deja de servir para comprar.
Sin avisos automáticos, reclamar una factura vencida depende de que alguien se acuerde.
Sabes cómo fue el mes cuando la gestoría lo cierra, seis semanas después de que pudiera arreglarse.
Lo que cambia
1
Un solo sitio por documento
Cada presupuesto, parte y factura vive en un único lugar con un único número.
0
Cero tecleos repetidos
El albarán se convierte en factura sin volver a escribir nada.
4
Cuatro cifras en el cuadro de mando
Facturado, pendiente de cobro, pendiente de facturar y margen. Nada más.
2 sem
Menos de espera para facturar
El parte cerrado en obra sale como factura al día siguiente.
Cómo lo hacemos
La mitad del valor está en el mapa: dibujarlo suele sacar a la luz dos pasos que no hacen falta y una persona que está haciendo de puente entre dos programas.
Seguimos un pedido de verdad desde que entra hasta que se cobra, apuntando cada salto de herramienta y cada dato que se reescribe.
Quitamos los pasos que no aportan nada. Es gratis y suele ser lo que más tiempo devuelve.
Elegimos lo mínimo que cubre el circuito y lo conectamos, priorizando lo que ya usáis y sabéis manejar.
Dos semanas con el sistema nuevo y el viejo a la vez, comparando resultados antes de apagar nada.
Sesión con el equipo y un documento corto con los casos reales, incluidos los raros.
Preguntas
Sí, si se elige bien la herramienta y se enseña con casos suyos. El fracaso típico no es de la gente, es de haber comprado un programa pensado para una empresa de doscientas personas. Preferimos siempre lo simple: si algo necesita más de media hora de explicación, es que no era lo adecuado.
No, y no lo recomendamos. Se ordena un proceso, se deja funcionando y se pasa al siguiente. Cambiar todo de golpe garantiza que durante un mes nadie sepa dónde está nada.
No lo digitalizamos entero, porque casi nunca compensa. Se pasa lo que se consulta —clientes, artículos, saldos pendientes, contratos vivos— y el resto se archiva como está. Escanear diez años de albaranes cuesta mucho y no lo mira nadie.
En la mayoría de casos sí, con una exportación periódica en el formato que ella pida. Lo hablamos con tu gestoría directamente, que suele ser la vía más rápida y evita que acabes de mensajero entre dos proveedores.
Dibujamos tu circuito real en una hora y verás dónde se está yendo el tiempo.